€ 500.000,- besparing bij zorgorganisatie Zorgwaard dankzij flexpool 

Veel zorgorganisaties staan voor een grote uitdaging. Er is namelijk een fixe zorgkloof tussen de zorgvraag en het zorgaanbod.
Denk aan krapte op de arbeidsmarkt, hoog ziekteverzuim en zorgvragen die steeds complexer worden. Dit vraagt veel van de flexibiliteit en expertise van medewerkers. Het goed plannen en roosteren van het beschikbare zorgpersoneel is hierbij een essentieel onderdeel.
Zorgorganisatie Zorgwaard in de Hoeksche Waard besloot dat het anders kon en schakelde de hulp van Collegamento Advies in.
Het effect? Een besparing van maar liefst € 500.000,- op kosten voor uitzendkrachten in een jaar tijd, waarbij de kwaliteit van zorg geborgd was. Rob Schers (Collegamento Advies) en Martine van IJperen (Zorgwaard) delen dit succesverhaal.  

Veel zorgorganisaties worstelen ermee: hoe zet ik mijn medewerkers zo optimaal mogelijk in zodat het goed aansluit bij de zorg die we moeten bieden?
Daarbij spelen drie elementen:
•    De kwaliteit van de zorg en begeleiding;
•    De draagkracht en werkdruk van medewerkers;
•    De flexibiliteit van medewerkers en kosten voor externe inhuur.

Het lijkt vandaag de dag steeds moeilijker om deze drie elementen in balans te houden. Waardoor komt dit? 

“De complexiteit van de zorgvraag neemt toe terwijl het zorgaanbod steeds krapper wordt. Dit is een uitdaging voor veel zorgorganisaties.
Rob Schers – adviseur Collegamento

De zorgvraag neemt toe
Rob neemt ons mee in de actuele situatie van de zorgwereld: “We zien dat de complexiteit van zorgvragen steeds verder toeneemt. Veel zorgvragen zijn niet enkelvoudig, maar meervoudig. In de gehandicaptenzorg gaat de geïndiceerde beperking van een client geregeld gepaard met bijvoorbeeld gedragsproblematiek. Dit vraagt steeds meer om specifieke expertises en methodes, zoals traumasensitief en/of systeemgericht werken. Maar ook regie op eigen leven is voor cliënten een belangrijk thema. Dit vraagt om een andere en meer persoonsgerichte zorg en begeleiding. In de ouderenzorg zie je dat mensen langer thuis wonen en in een later stadium op een zorglocatie komen wonen.
Dat maakt de zorg zwaarder dan een tijd geleden.”

Het zorgaanbod is krap
Vervolgens kijken we naar het zorgaanbod, de medewerkers dus. “Veel zorgmedewerkers hebben jarenlang fysiek en mentaal zwaar werk uitgevoerd, dat begint zijn tol te eisen”, vertelt Rob. “Er is relatief veel ziekteverzuim en er zijn veel vacatures waardoor zorgteams onderbezet zijn. Steeds meer zie je dat medewerkers een te lange periode aan het overwerken zijn om onderbezetting op te lossen. Daarnaast worden er flink wat uitzendkrachten ingezet. Dit kost veel geld, geld dat niet op andere wijze geïnvesteerd kan worden in de zorg. En zorgteams merken dat de samenwerking en betrokkenheid toch anders is, wanneer je met externen werkt.”

Kortom: het aantal cliënten neemt toe, de zorgvraag is vaak complexer en er is te weinig zorgpersoneel. De uitdaging is om de juiste mensen te vinden, hen optimaal in te zetten en uitgebalanceerde teams te vormen. En dit allemaal binnen het beschikbare personeelsbudget. 

“We hadden behoefte aan eigen, interne medewerkers die flexibel inzetbaar zijn. Om vaste medewerkers te ontlasten, de kwaliteit van zorg hoog te houden en kosten te drukken.” 
Martine van IJperen – manager Zorgwaard

Opdracht Zorgwaard: optimale inzet van mensen
Ook zorgorganisatie Zorgwaard worstelde met deze problematiek. Manager Martine van IJperen wilde dit issue beetpakken en schakelde Collegamento in. Martine: “Eind 2022 kwam ik bij Zorgwaard werken. Ik ging aan de slag met het analyseren van de organisatie en zag dat we behoefte hadden aan interne medewerkers die flexibel inzetbaar zijn. We merkten dat de vaste medewerkers van de afdelingen graag op hun eigen plekje wilden werken. Daarnaast hadden we hele hoge kosten aan uitzendkrachten. Bovendien had dit impact op de kwaliteit van zorg, want de onbekende gezichten gaven onrust op locaties. Zo ontstond het idee om een flexibele, interne pool van medewerkers te creëren die betrokken zijn bij de organisatie en zorgteams, die we kunnen meenemen in onze visie, in onze manier van werken en in de scholing.”

Heldere opdracht. Maar, hoe pak je dat nu aan? “We zochten iemand van buitenaf die er met alle aandacht en focus mee aan de slag kon. Eigen medewerkers moeten het er anders ‘even bij’ doen en daar is dit te groot voor”, vertelt Martine. “Bovendien hebben we de expertise ook niet in huis om deze verandering voor elkaar te krijgen. We hadden al een positieve ervaring met Collegamento, dus in februari startte Rob om met deze opdracht aan de slag te gaan.”

“Ik focus me niet op de 9 mensen die niet willen, 
maar op die ene persoon die wél wil.” 
Rob Schers – adviseur Collegamento

Succesvolle aanpak
Een opdracht die Rob met beide handen aanpakt. “We zijn eerst intern gaan kijken of er animo was om in de flexpool te komen. In het begin was er scepsis om mensen te vinden die flexibel willen werken”, vertelt Rob. “Maar ik focus me niet op de 9 mensen die niet willen, maar op die éne persoon die wel wil. We hebben medewerkers gevonden die intrinsiek gemotiveerd zijn om flexibel te werken qua tijd en locatie; omdat dit goed bij hun leven past of omdat ze dat fijn vinden. Dit vroeg om een goed samenspel met de Zorgmanagers van de diverse locaties. Zij moesten ook openstaan om deze medewerkers de ruimte te geven om intern door te stromen en het vertrouwen te hebben dat de flexpool hen ook weer van dienst gaat zijn. Voor de medewerkers in de flexpool is het belangrijk dat zij zich betrokken, welkom en onderdeel voelen van de organisatie. Daarvoor hebben we speciaal aandacht gehad bij het samenstellen van dit nieuwe team.”

Maar er waren meer handen nodig. Zorgwaard en Rob zijn daarom gestart met het werven van extra medewerkers voor de flexpool. Rob: “Ondanks dat Zorgwaard zich op een eiland bevindt, is het ons gelukt om ook extern mensen voor de flexpool te werven. Een groot deel van dit succes is te danken aan de wervingscampagne van Zorgwaard zelf. Zij gaven geïnteresseerden direct ruimte voor twee keuzes: als medewerker in een vast team of in de flexpool.” “Het mooie is dat er nu door de flexpool mensen in de zorg werken die dat anders niet hadden gedaan”, vult Martine aan. 

“Er komt veel kijken bij het inrichten van een flexpool in de zorg. De samenwerking tussen Rob en onze eigen mensen was de succesfactor.” 
Martine van IJperen – manager Zorgwaard

Zorgvuldig proces
Een grote verandering, voor Zorgwaard. Verandering betekent vaak ook weerstand, maar dat hoort erbij, vertelt Rob. “De historie van medewerkers zie je terug, bijvoorbeeld in gedrag, grondhouding en onderlinge samenwerking. Je moet oog hebben voor die historie, maar wel vooruit blijven kijken en het doel vasthouden. Dit neem ik mee in mijn aanpak of advies. Dus ja, er was wat weerstand. Maar weerstand geeft mij informatie, en daar zijn we goed mee omgegaan. We hebben iedereen zorgvuldig betrokken in het proces. En dat kon ik niet alleen, dat deed ik samen met een collega binnen Zorgwaard die was aangesteld voor dit project. Samen moesten we stevig in onze schoenen blijven staan en hetzelfde verhaal helder blijven vertellen. Dan kunnen mensen rustig aan het idee wennen. Soms zijn bepaalde veranderingen moeilijk te overzien. Als je het behapbaar maakt in kleine stappen, dan kun je van stap naar stap toewerken. Ik merk dat als ik het kleiner maak, mensen beter weten waar ze ‘ja’ tegen zeggen.”

Martine beaamt de soepele samenwerking tussen Rob en de organisatie: “De succesfactor is de combinatie van Rob en Petra, die is aangesteld als coördinator van de flexpool. Rob heeft echt kunnen zorgen voor de projectmatige aanpak. Er komt veel kijken bij een flexpool, zoals een adequate samenwerking tussen de planners en coördinator, een goede integratie binnen het financiële en HR-systeem en continu monitoren en leren van praktijkervaringen. Rob deed het overstijgende denkwerk. Petra heeft gezorgd voor handen en voeten in de uitvoering, zij wist de juiste mensen te vinden. Die combinatie heeft gemaakt dat we een vliegende start hebben gemaakt. Daarnaast heeft de chronisch positieve houding van Rob echt geholpen om scepsis en weerstand te doorbreken. Hij steekt iedereen aan met zijn enthousiasme. Dat is heel leuk.”

Het succes van een flexpool
Zorgwaard is een organisatie voor ouderenzorg en heeft negen locaties verspreid over de Hoeksche Waard. De opdracht voor Rob was helder: ‘kun je een flexpool inrichten zodat we een minder groot appèl hoeven te doen op de vaste teams op de locaties en minder externe inhuur hoeven in te zetten?’. Rob: “Wat we wilden bereiken is dat bij verzuim, onderbezetting en openstaande diensten, de Planners niet altijd eigen mensen hoeven te belasten. Bovendien kun je met een flexpool continuïteit borgen; ze zijn onderdeel van de organisatie en zijn bekend met organisatie. En ook niet onbelangrijk; je betaalt een normaal loon en niet het dubbele tarief.”

Maar, de opdracht is nog niet klaar. “Je hebt de opstart, die is nu afgerond. Nu start fase twee: vasthouden en doorontwikkelen. Dat vraagt weer iets anders van iedereen! Ook voor het plannen en roosteren. De planners en planondersteuners van de verschillende zorglocaties moeten nu structureel en in een bepaalde ritmiek met elkaar gaan samenwerken. Dat is een belangrijke transitie, want goed plannen is cruciaal in een tijd van schaarste. Bij Zorgwaard willen we door slim te plannen de huidige capaciteit beter benutten en dat levert echt iets op. Je kunt een betere kwaliteit van zorg leveren en bespaart kosten”, aldus Rob.

“Er staat nu een goede flexpool waarmee we de inzet 
van uitzendkrachten met 30% hebben teruggedrongen.” 
Martine van IJperen – manager Zorgwaard

De opbrengst in cijfers
Dat de flexpool veel oplevert, heeft Zorgwaard bewezen. De flexpool heeft geleid tot een besparing van maar liefst € 500.000 in 2023. Geld dat anders en vooral beter ingezet kan worden. Martine sluit af: “Er staat nu een goede zorgflex pool, waarmee de inzet van uitzendkrachten met 30% is afgenomen. En die afname neemt nog elke maand exponentieel toe. Dit is te danken aan de flexpool, maar ook aan de strakke aansturing van de zorgteams door de managers. Een compliment aan iedereen in de organisatie en voor de samenwerking; dat heeft ervoor gezorgd dat we de inzet van uitzendkrachten het komend jaar opnieuw gaan halveren. Dus na de afname van 30% gaan we nu nog eens met 50% minderen. Dat komt de kwaliteit van zorg ten goede en daar doen we het voor: voor de bewoner van Zorgwaard. Die wordt hier beter van.”

Meer weten over dit project of eens sparren over dit onderwerp?Neem dan contact op met Rob Schers