Een passende bezetting: wat is belangrijk?

Een passende bezetting is de droom van elke zorgorganisatie: precies de juiste mensen in de juiste aantallen op de juiste plekken hebben, zodat niemand over- of onderbelast wordt en iedereen gemotiveerd aan het werk is. Maar hoe bereik – of benader – je die ideale situatie? Dat vraagt om een integrale visie en aanpak, met oog voor context, organisatie, team én individu.

De harde factoren

Het realiseren van een passende bezetting heeft om te beginnen een ‘harde’ component, met name in de vorm van strategische personeelsplanning. Wat heb je als organisatie op dit moment in huis aan mensen en deskundigheid? Wat is de verhouding tussen vaste medewerkers en flex- c.q. uitzendkrachten? Wat heb je in de toekomst nodig, ook met het oog op de ontwikkeling van de zorgzwaarte van de cliënten en de uitstroom van medewerkers die bijvoorbeeld met pensioen gaan? Hoe maak je vervolgens de transitie van de IST- naar de SOLL-situatie en wat heeft dat voor personele en financiële gevolgen? Collegamento helpt deze vraagstukken in beeld te brengen. Op  basis hiervan kunnen organisaties keuzes maken en de consequenties van die keuzes overzien en hanteren. Met het oog daarop kan bijvoorbeeld ook een marktanalyse worden ingezet om inzichtelijk te maken of de gewenste en benodigde medewerkers wel beschikbaar zijn. En zo ja, op basis van welke factoren mogelijke kandidaten dan voor jou als werkgever zouden kiezen.

De zachte factoren

Maar harde feiten alleen zijn niet genoeg. Een passende bezetting is meer dan een optelsom van niveaus en medewerkers. Hoe word en blijf je een aantrekkelijke werkgever? Welke zogenoemde bindingsfactoren heb je te verzorgen om je ervan te verzekeren dat mensen die je hebt binnengehaald ook binnen blijven? Het gaat daarbij om verschillende aspecten, zoals de inhoud van het werk, de stijl van leidinggeven, de mate waarin medewerkers een groepsgevoel ervaren, de ontwikkelingsmogelijkheden, de arbeidsvoorwaarden en de balans tussen werk en privé. Collegamento helpt organisaties in beeld te brengen hoe zij op de genoemde punten presteren.

Brede analyse

Om inzicht te geven in de genoemde zachte factoren en wat er eventueel kan worden verbeterd, gaan wij uitgebreid in gesprek met de teams binnen de organisatie. Zo inventariseren we de dagelijkse werkzaamheden en onderzoeken we of medewerkers de dingen doen die ze zouden moeten doen op grond van de kwaliteitseisen. Verder bekijken we in hoeverre men voldoende tijd heeft om:

  • in te spelen op de behoeften en wensen van de bewoners – belangrijk vanwege de noodzaak van persoonsgerichte zorg
  • de vereiste rapportages te doen
  • te leren door middel van bijvoorbeeld intervisie, intercollegiale toetsing en e-learning

De mate waarin medewerkers tijd hebben voor dit soort zaken is mede afhankelijk van de vraag of de dagstructuur en het dienstenpatroon op een efficiënte en reële manier zijn ingeregeld. Ook dat proberen we aan de hand van gesprekken te bepalen.

Talenten en diversiteit

Naast kennis en vaardigheden kijken we nadrukkelijk naar de talenten en de potentie van medewerkers. Met het oog daarop faciliteren we de teamleiders of teammanagers om met hun medewerkers individuele ontwikkelgesprekken te voeren. Zo leren zij hun mensen goed kennen en ontdekken ze wat elk van hen in huis heeft aan mogelijkheden die misschien nog niet worden benut. Medewerkers hebben daar vaak zelf niet eens inzicht in. Door deze gesprekken ontstaat bovendien een goed beeld van de diversiteit binnen teams en wat er op dit punt misschien nog kan worden verbeterd om een goede mix te krijgen op de werkvloer. Als extra bonus krijgen medewerkers meer begrip voor hun collega’s en inzicht in elkaars sterke en minder sterke punten. Dat is uiteraard bevorderlijk voor de teamgeest.

Samenwerking

Een ander essentieel aspect is samenwerking. Allereerst binnen de teams: hoe is de groepsdynamiek en hoe staat het met de betrokkenheid van de teamleden? Een middel dat we in dit verband vaak inzetten, is teamontwikkeling op basis van Discover (ken jezelf, ken de ander, ken je vak). Maar ook de samenwerking en afstemming tussen verschillende zorgdisciplines krijgt veel aandacht in onze aanpak. Hetzelfde geldt voor de relatie met de familieleden van de bewoners. Zij zijn immers vaak letterlijk het geheugen van de bewoner. Dat vergt een goed samenspel, waarin de familie zich echt betrokken voelt bij het proces.

Resultaat

Door in onze werkwijze de harde en de zachte factoren heel bewust bij elkaar te brengen, maken we een complete foto van de uitgangssituatie bij de organisatie. Die foto bekijken we samen, zodat we kunnen bepalen wat ons te doen staat om de gewenste situatie te bereiken. Concreet resulteert onze aanpak erin dat wij organisaties inzicht geven en de consequenties van keuzes inzichtelijk maken. Dat is een solide basis voor het nemen van de vereiste stappen naar een passende bezetting.

 

Karen Achterberg-van Schoonhoven

Karen Achterberg-van Schoonhoven

Partner bij Collegamento

Karen is een adviseur die het vermogen heeft om inhoud en proces continue aan elkaar te verbinden. Ze brengt nieuwe dynamiek en beweging door mensen te laten samenwerken.

Myriam Sluijter

Myriam Sluijter

Partner bij Collegamento

Myriam is een adviseur met meerjarige werkervaring op het gebied van strategie- en interne organisatieontwikkelingen en weet strategisch perspectief te combineren met innoverende bedrijfsconcepten.


Meer nieuws

Inspiratiesessie ‘Samenwerken in netwerken’ – 14 november 2019

Zorggebruik van mensen met dementie in beeld

Waardigheid en Trots op locatie