De Swinhove Groep is gespecialiseerd in zorg, behandeling en begeleiding voor kwetsbare ouderen. Medewerkers en vrijwilligers ondersteunen bewoners en hun naasten bij het leven dat zij willen leiden, met de waarden en gewoonten die daarin belangrijk voor hen zijn. De aandacht gaat daarbij uit naar wat er nog wél kan. De Swinhove Groep heeft vijf vestigingen, allemaal te vinden in Zwijndrecht.

Het vraagstuk
Per 1 januari 2022 is binnen de Swinhove Groep het AFAS Softwaresysteem succesvol geïmplementeerd. De gegevens van de medewerkers, de salarisadministratie en de financiële administratie zijn naar het AFAS-systeem overgegaan. De volgende stap was de evaluatie en optimalisatie. Wat werkt wel en wat nog niet; welke verbeterpunten zijn er. Ook wilde de organisatie het AFAS-systeem verrijken met de vrijwilligersadministratie, het contractbeheer en een ICT-servicedesk. Hoe kunnen mensen van verschillende afdelingen hierin samenwerken? Voor dit project genaamd ‘Optimalisatie AFAS’ zocht Swinhove een projectleider.

Daarnaast was de organisatie opzoek naar een programmamanager ‘Omgevingszorg’. Het doel van ‘Omgevingszorg’ is om mensen met dementie of hersenschade zoveel mogelijk welzijn te kunnen laten ervaren, door de omgeving optimaal in te richten en prikkels te reduceren. Hierin heeft iedereen binnen de organisatie een rol, niet alleen zorgmedewerkers maar bijvoorbeeld ook het team Facilitair. Om dit programma écht organisatiebreed bekend en gedragen te krijgen, is ervoor gekozen een externe programmamanager aan te stellen die zich hier volledig op kon focussen.

Alle Collegamento adviseurs hebben ervaring met programma- en projectleiderschap en weten dit bij verschillende organisatie en vraagstukken goed in te zetten.
In dit geval mocht onze adviseur Amber aan de slag met deze dubbele opdracht.

De aanpak
Tijdens het AFAS-project ontdekte Amber al snel dat teams het systeem allemaal op een eigen manier gebruikten. Er was geen eenheid en geen overleg. Zij heeft daarom structuur aangebracht, bijeenkomsten gepland, bruggen tussen de verschillende eilanden gebouwd, en een lijst met actiepunten opgesteld én afgevinkt. 

Voor het programma ‘Omgevingszorg’ is het belangrijk dat medewerkers worden opgeleid met trainingen op maat. Iedereen moet weten wat Omgevingszorg is en het eigen maken. Stap één was om alle eerder geschreven documenten te analyseren, de balans op te maken en er een actueel visiedocument van te maken. Amber heeft dit verwerkt tot een programmaplan en een programmateam opgericht. Ze heeft verschillende activiteiten geïnitieerd. Voorbeelden daarvan zijn een organisatiebrede brainstormsessie en een Omgevingszorgfestival, waarbij bezoekers zelf konden ervaren hoe is het om dementie te hebben.
Het programma staat inmiddels als een huis en alle medewerkers weten wat te doen. 
Na zes maanden heeft Amber het programma- en projectleiderschap van Omgevingszorg en AFAS overgedragen aan interne medewerkers, die het stokje van haar hebben overgenomen en verder met Omgevingszorg en AFAS aan de slag zijn gaan.

De verbetering
Het effect van Ambers projectleiding is merkbaar. De Swinhove Groep ziet dat er echt stappen zijn gezet met AFAS. Door alle afdelingen bij elkaar aan tafel te krijgen en integraal te zorgen dat het AFAS-systeem is aangepast naar ieders behoefte, wordt het softwareprogramma voor iedereen werkbaar en wordt het steeds verder uitgebreid. Hierbij wordt de afdeling ICT ook ontlast, omdat medewerkers nu met vragen terecht kunnen bij Super-Users. De structuur staat en het proces verloopt soepel. Een flinke optimalisatieslag dus. Hierdoor wordt het systeem steeds gebruiksvriendelijker en kunnen medewerkers efficiënter werken. 

De samenwerking
Ook op haar inzet voor het programma Omgevingszorg kijken Amber en de Swinhove Groep tevreden terug. Het kick-off festival is heel positief ontvangen én er staat een toekomstbestendig programma waar haar opvolger op voort kan bouwen. Het belang is duidelijk geworden, medewerkers zien in waarom er aandacht moet zijn voor Omgevingszorg; eigenlijk kan én wil niemand er meer omheen. De zorg voor mensen met dementie of hersenschade wordt hiermee flink verbeterd.