Ivo  is één van onze ‘scanners’. Hij maakt een ‘foto’ van (een deel van) de organisatie, met als doel om knelpunten of verbeterpunten en hun samenhang inzichtelijk te maken.
“Wat we doen, is kijken naar de harde elementen zoals structuren, processen en systemen. Maar ook naar de hardnekkige elementen. Denk daarbij aan cultuur, houding, gedrag en patronen in de onderlinge samenwerking. We zoomen in op de situatie. Daarbij dringen we goed door tot de essentie: wat zit daar nu echt? Wat is de rode draad? Wat is er nodig? Wat belemmert of wat ontbreekt om de gewenste doelen te behalen?”. Deze rol vervullen we in uiteenlopende organisaties in het publieke domein.

Scanner bij verpleeghuizen 
In opdracht van VWS heeft Ivo de afgelopen jaren vele verpleeghuizen gescand. In welke mate werken zij volgens het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg? 
Het maken van deze scan gebeurt altijd door inbreng van sleutelspelers uit de organisatie. Bij een verpleeghuis gaat het dan bijvoorbeeld om zorgmedewerkers, behandelaren, bewoners en familie, staf en management. Hierbij komen vragen aan de orde als ‘waar loop je tegenaan?’ ‘wat gaat goed?’ ‘wat lukt juist niet?’. Ivo haalt alle relevante informatie naar boven en maakt van deze beelden één verhaal. Ivo legt uit: “Vaak hoor je dezelfde onderwerpen terugkomen, daar vragen we dan extra op door en bekijken de samenhang. Natuurlijk bekijken we ook het jaarplan, de doelstellingen en de ambitie van een organisatie. Waar willen ze naar toe? Door dat goed in beeld te brengen, zie je wat belemmerende factoren zijn. In een gesprek met de groep sleutelfiguren nemen we de resultaten systematisch door. In een vervolggesprek met de opdrachtgever laten we zien wat de situatie is en wat dat nu precies betekent, ook kijkend naar de doelen en ambities.”

Bevestiging of confrontatie
Een foto van je organisatie kan een bevestiging zijn van je eigen beeld, maar kan soms ook confronterend zijn. Ivo: “Vaak is de scan voor organisaties een bevestiging, ze weten dan al wat er goed gaat en welke pijnpunten er spelen. Maar soms is dit ook confronterend en hoor je de reactie ‘dat heb ik nooit zo beseft’. Meestal zitten mensen in de onderzoeksmodus en staan ze open voor de resultaten.”

Meten is weten
Bij het VWS-traject ging het verpleeghuis, met ondersteuning, aan de slag met de verbeterpunten. Daarna volgt een nieuwe ‘scan’. Want, meten is weten. “Na een jaar kom ik terug en kijk ik hoe het ervoor staat. We vergelijken de score van toen, de voornemens, en de score van nu. Zijn er stappen gezet ten aanzien van het kwaliteitskader voor passende en veilige zorg. Maar ook in de omgang met vrijwilligers en naasten, de samenwerking onderling, de manier van aansturen. Daarin zijn dan vaak goede stappen gemaakt en dat is mooi om te zien.” 

De scanmethode heeft zich de laatste jaren bewezen bij veel verpleeghuizen, maar is ook zeer interessant voor andere organisaties.
Een haarscherpe foto van je complete organisatie is een spiegel waarvan je alleen maar beter wordt”, sluit Ivo af. 

Interesse in een scan van jouw organisatie? Neem dan contact met ons op!